Mengenal Siklus PDCA (Plan Do Check Act) dalam Manajemen Kualitas Perusahaan
Siklus PDCA (Plan Do Check Act)
Sistem manajemen kualitas yang populer di banyak birokrasi perusahaan, baik swasta maupun pemerintah, adalah Plan Do Check Act (PDCA). Metode ini dianggap dapat membantu memperbaiki atau meningkatkan kinerja karyawan secara konsisten.
Pengertian PDCA (Plan Do Check Act)
Plan Do Check Act jika diartikan ke dalam bahasa Indonesia berarti rencanakan, kerjakan, cek, dan tindaklanjuti, adalah model manajemen yang dikembangkan oleh Edwards Deming dengan inspirasi dari cetusan Walter Shewhart yang bertujuan untuk meningkatkan secara berkelanjutan baik proses maupun individu. Tidak mengherankan jika teknik ini disebut sebagai siklus kendali, siklus Shewhart, atau Deming. Siklus ini memungkinkan pengembangan sistem yang terus meningkatkan kualitas, efektivitas, dan efisiensi.
Bisnis menggunakan siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA), proses perbaikan terus-menerus, untuk mengontrol dan memperbaiki proses dan produk secara konsisten. Ia juga disebut sebagai siklus Shewhart, atau siklus lingkaran atau kontrol.
Siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act)
Siklus PDCA terdiri dari empat fase yang saling terkait, seperti yang ditunjukkan oleh namanya: Plan, Do, Check, dan Act. Berikut ini adalah penjelasan singkat dari siklus PDCA:
PLAN
Dalam siklus PDCA, langkah pertama dalam proses adalah langkah Plan. Tujuan utama dari langkah ini adalah untuk menemukan masalah apa pun dan menemukan peluang untuk perbaikan. Langkah ini bertujuan untuk mendefinisikan masalah, menetapkan tujuan, dan membuat rencana untuk mencapainya.
Langkah Plan melibatkan pengumpulan dan analisis data untuk menemukan sumber masalah dan membuat solusi. Rencana harus mencakup langkah-langkah khusus yang harus dilakukan, jumlah sumber daya yang diperlukan, dan tanggal pelaksanaan.
DO
Langkah kedua adalah melaksanakan. Tujuan dari langkah Do di PDCA adalah untuk menerapkan rencana yang telah direncanakan, menguji solusi potensial untuk mengetahui apakah mereka berhasil, dan membandingkan solusi satu sama lain untuk menentukan mana yang terbaik.
Pada tahap ini, organisasi dapat memilih antara berbagai pilihan dan membandingkannya satu sama lain untuk menentukan mana yang terbaik.
CHECK
Langkah ketiga adalah periksa. Ini adalah langkah di mana Anda mengevaluasi hasil tindakan Anda dan melakukan perubahan yang diperlukan. Dalam langkah ini, hasil langkah sebelumnya (Do) dievaluasi sehubungan dengan kinerja, dan dibandingkan dengan apa yang diprediksi dan apa yang diamati.
Tujuan dari langkah Check pada siklus PDCA adalah untuk mengevaluasi hasil dari perubahan yang dilakukan pada langkah Do. Evaluasi ini dilakukan dalam hal kinerja dan membantu menentukan apakah perubahan berhasil atau apakah diperlukan penyesuaian tambahan.
ACT
Terakhir, langkah keempat adalah Act yaitu mengambil tindakan berdasarkan hasil dari tiga langkah sebelumnya. Dengan demikian, di langkah ini, setiap aspek proses telah diperbaiki karena evaluasi dari fase Do dan Check, yang menemukan masalah dengan implementasi rencana. Dalam langkah ini, Anda harus meninjau hasil dari langkah Check untuk menemukan perbedaan antara hasil yang sebenarnya dan yang diinginkan, dan jika perlu, mengubah solusi.
Tedapat dua jenis tindakan yang harus dilakukan berdasarkan hasil dari tahap CHECK pada tahap ACT. Jika hasilnya tidak mencapai target, perlu diambil tindakan perbaikan, sedangkan Jika hasilnya mencapai tujuan yang telah ditetapkan, tindakan standarisasi dilakukan.
Kesimpulan
Organisasi harus mengadopsi strategi yang berkelanjutan untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas proses dalam dunia bisnis yang terus berubah. Siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act) telah terbukti berguna untuk mencapai peningkatan berkelanjutan. Bisnis dapat terus meningkatkan proses mereka untuk mencapai sasaran mereka dengan merencanakan dengan hati-hati, melaksanakan dengan teliti, memeriksa secara cermat, dan bertindak sesuai kebutuhan.
Organisasi dapat menetapkan tujuan dan metode yang akan digunakan selama tahap PLAN. Tahap DO memastikan pelaksanaan rencana dengan menjalankan prosedur dan mengumpulkan data. Tahap CHECK memungkinkan untuk mengevaluasi hasil implementasi dengan membandingkan hasil aktual dengan tujuan yang ditetapkan. Terakhir, tahap ACT memutuskan tindakan apa yang tepat berdasarkan hasil evaluasi.
Dengan menerapkan siklus PDCA secara konsisten, organisasi dapat menemukan dan memperbaiki masalah, memanfaatkan peluang perbaikan, dan menerapkan standar terbaik yang telah terbukti berhasil. Ini menciptakan lingkungan yang dinamis dan inovatif di mana perbaikan selalu menjadi bagian dari budaya perusahaan.
Oleh karena itu, siklus PDCA adalah bukan hanya sebuah prosedur tetapi juga sebuah filosofi yang mengutamakan peningkatan berkelanjutan. Dalam era yang terus berubah ini, sangat penting bagi bisnis untuk mengadopsi siklus PDCA sebagai landasan untuk keberhasilan jangka panjang. Dengan melakukannya dengan benar, organisasi dapat memperoleh keunggulan kompetitif, meminimalkan kesalahan, meningkatkan kualitas, dan mengoptimalkan efisiensi proses bisnis.